Ввод данных в список

Остался еще один немаловажный момент: откуда в списке появятся данные? Можно дать возможность сотрудникам вводить данные самостоятельно, используя разрешения на уровне элемента списка. Но тогда не избежать беспорядка.

Можно рассмотреть централизованные варианты попадания данных в список. Первый, самый простой – добавление данных вручную на сайте телефонного справочника, что мы и сделаем в качестве примера. На странице представления «Все контакты» на панели инструментов нажимаем кнопку «Создать элемент» (см. рис. 2).

Рисунок 2. Ввод данных о сотруднике

Открывается страница ввода нового элемента со всеми полями для ввода. Красными звездочками отмечены те поля, заполнение которых обязательно. В нашем случае – это поле «Фамилия». Вводим данные во все поля и нажимаем кнопку «Сохранить и закрыть» на панели инструментов. Возвращаемся в представление «Все контакты» и видим, что запись добавлена.

Второй способ – использование для ввода файла Excel или табличного представления данных, связанного со списком. Для ввода информации придется создать дополнительное представление, содержащее все поля, кроме служебных, и экспортировать данные в Excel. После чего с данными можно работать, как с обычным файлом Excel, только список необходимо синхронизировать для отражения изменений. Для ввода данных создадим представление типа «Таблица данных», в котором выведем все необходимые для заполнения поля. Назовем его «Таблица данных». Создавая представление, помните, что при первоначальном задании имени представления оно будет использоваться в качестве имени файла. Поэтому рекомендуется задать сначала имя datasheet (таблица), а потом переименовать представление. После создания переходим во вновь созданное представление, используя ссылку «Таблица данных» слева, в разделе «Выберите представление». Как видите, ввод в таком представлении гораздо удобнее и не отличается от ввода данных на листе Excel.

Третий способ – импорт контактов из адресной книги Outlook. В качестве источника может служить и глобальная адресная книга сервера Exchange. Для такого импорта служит кнопка «Импортировать контакты» на панели инструментов списка. После нажатия на кнопку необходимо выбрать контакты для импорта из адресной книги и ответить на запрос об импорте из Outlook.

Все описанные способы предполагают ручное обновление списка, а это не всегда удобно и, к сожалению, не гарантирует уникальности данных, что может привести к дублированию контактов. Выход из ситуации – удаление контактов перед импортом, но это не самый удобный вариант.