Помимо перечисленных, есть также другие способы. Например, создание собственного приложения импорта данных в список, используя объектную модель SharePoint. При использовании Access 2003 можно работать со списком как с таблицей в базе данных и записывать туда данные.

Подведем итоги

Итак, что у нас получилось? На странице представления по умолчанию списка отображается необходимая контактная информация по сотрудникам. Для просмотра полной информации, назовем ее «Карточка сотрудника», есть ссылка в столбце «Фамилия». Редактирование элементов осуществляется по ссылке в колонке «Изменить». Мы создали представление «По отделам», где данные списка сгруппированы по отделам.

Фильтрация и сортировка осуществляются стандартными способами. Поиск по списку можно осуществлять, используя средства WSS – в правом верхнем углу домашней страницы есть соответствующая область.

Для создания локальной копии списка на компьютерах пользователей можно воспользоваться экспортом в электронную таблицу или связать данный список с Microsoft Office Outlook 2003. Экспортированные таким образом данные можно будет использовать в режиме оффлайн и при необходимости синхронизировать.

Для экспорта списка в электронную таблицу предназначена одноименная ссылка, которая находится слева на панели «Действия». Имейте в виду, что при экспорте используются поля и данные текущего представления. Ранее мы создали представление «Таблица данных», его и можно использовать для экспорта. После нажатия на ссылку будет выдан запрос на открытие или сохранение стандартного файла веб-запроса Microsoft Office Excel 2003 –*.iqy, затем предупреждение Excel о безопасности открытия такого запроса. Эти запросы зависят от настроек безопасности Windows и Excel. После открытия на листе Excel отображается список с данными контактов сотрудников. Его можно сохранить и использовать локально. Впоследствии можно обновлять данные, запрашивая изменения на сервере, или редактировать список, отправляя данные на сервер, при наличии прав на эти операции.

Вы можете использовать список контактов в Outlook, для этого необходимо на панели инструментов нажать на кнопку «Связать с Outlook». В структуру папок Outlook будут добавлены «Папки SharePoint», где и будут располагаться контакты из нашего списка. В папке Контакты в Outlook будет добавлен раздел Общие контакты с данными из нашего списка на сервере. Этот список можно использовать автономно, и обновлять данные с сервера при необходимости. К сожалению, в Outlook нельзя редактировать данные, полученные с серверов WSS. Откройте карточку любого контакта и посмотрите, какие поля заполнены. Протокол передачи данных между SharePoint и Outlook поддерживает те поля, которые по умолчанию присутствуют в списке, созданном на основе шаблона «Контакты». Мы не зря переименовали поле «Организация» в «Отдел» – иначе мы бы не смогли выгружать в Outlook сведения об отделе, а они нам более важны, раз речь идет о справочнике одной компании. Обратите внимание, что поле «Организация» в карточке контакта Outlook содержит сведения об отделе.