Обзор Open Source ECM-системы Alfresco

Сергей Яремчук

Не секрет, что в любой современной организации даже небольшого размера циркулулирует достаточно большое количество разного рода документов. Год-два, и исполнители без должной организации уже не смогут справляться с их обработкой и будут буквально завалены различного рода инструкциями, отчетами, предписаниями и так далее. Применение свободной ECM-системы Alfresco позволит решить большую часть задач по обработке документации на всех этапах. И это еще не все ее возможности.

Назначение ECM Alfresco

Информационные ресурсы состоят из файлов, разрабатываемых самими пользователями и поступающих извне, имеющих свое назначение, формат, сроки исполнения. Все данные изначально слабо структурированы, и если не принять надлежащих мер по их систематизации, любая попытка заниматься позитивной деятельностью будет сведена на нет необходимостью поиска нужных данных, лица, ответственного за исполнение, и так далее. Попытки упорядочить весь цикл «жизни» документа на всех этапах от создания, согласования, регистрации, рассмотрения, тестирования и исполнения, публикации и архивирования ведется уже давно. В итоге разработано большое количество стандартов, и сегодня доступен ряд готовых решений, задача которых ускорить прохождение документов на всем жизненном цикле, а также улучшить взаимодействие сотрудников, принимающих участие в их создании.

Система, удовлетворяющая современным требованиям, должна как минимум иметь средства контроля версий и взаимосвязей электронных документов, блокировку на время редактирования, позволять работать с метаданными, обеспечивать требуемую безопасность и разграничение доступа, поиск, упрощенную публикацию, преобразование и импорт с бумажных носителей, хранение и архивирование. В международной классификации такие системы относят к классу ECM-систем (Enterprise Content Management systems, системы управления информационными ресурсами предприятия). В Российской терминологии чаще используется термин «системы электронного документооборота» (СЭД). Учитывая большое количество функций, ECM-системы сложны по внутреннему устройству и достаточно дороги. Хотя в использовании они довольно просты.

Самыми известными представителями данного класса являются коммерческие Microsoft Office SharePoint Server 2007 (MOSS) [2] и DIRECTUM [3]. Есть в списке решений и имеющие свободную лицензию, например Alfresco [4], о котором пойдет речь далее в статье, и eZ Publish [5].

Alfresco относительно молодая ECM-система, проект возник в 2005 году. Сообщается, что команда, участвующая в создании Alfresco, имеет более чем 15-летний опыт разработки и эксплуатации подобных систем. Среди них – один из руководителей Documentum – John Newton (Джон Невтон) и Джон Повелл (John Powell), Chief Operating Officer Business Objects. Поэтому они четко представляют, слабые и сильные стороны альтернативных решений и главное, как должен выглядеть конечный результат.